Audyt zewnętrzny oraz zaimplementowane w jego trakcie narzędzie do samodzielnego zarządzania zasobami IT pozwalają dokładnie poznać potrzeby i poziom wykorzystania posiadanego sprzętu komputerowego i oprogramowania...

Profil klienta:
Lublin to miasto ponad 700 letniej historii obfitującej w ważne wydarzenia rodzące się na styku kultury polskiej i wschodnich kresów Rzeczypospolitej. Nie można w pełni zrozumieć tego miasta bez poznania jego tradycji jagiellońskich, wielokulturowości i wieloreligijności, jak również przedwojennej diaspory żydowskiej.

Miasto wyróżnia się bogatą, wielowiekową historią, której ślady do dziś skrywają mury kamienic dobrze zachowanego Starego Miasta, unikalnego, staromiejskiego zespołu urbanistycznego. Dziedzictwo historyczne Lublina, przesycone tradycją jagiellońską, mieszaniem się narodów, kultur i religii, stworzyło magiczny klimat, który daje się poczuć i doświadczyć. Lubelskie Stare Miasto należy do najpiękniejszych w Polsce. Wyróżnia się ono średniowiecznym układem przestrzennym oraz bogactwem zdobień zabytkowych kamienic. Zachwyca autentycznością i klimatem sprzed wieków.

Wieczorami mieszkańcy i studiująca w Lublinie młodzież wędrują właśnie na Stare Miasto. To zaczarowane miejsce przyciąga magią zaułków i zabytkowych kamienic, w których działają liczne stylowe restauracje i puby. Do celów gastronomicznych przystosowano nawet kilkupoziomowe, wiekowe piwnice. Stare Miasto, a także deptak ciągnący się wzdłuż Krakowskiego Przedmieścia nabierają w ciepłe dni dodatkowego kolorytu. Wystawione letnie ogródki już od wczesnego popołudnia sprzyjają spotkaniom, rozmowom i doskonałej zabawie.

Lublin jest najważniejszym ośrodkiem życia kulturalnego we wschodniej Polsce. Wydarzenia artystyczne stanowiące ofertę teatrów, filharmonii, jedynej sceny operowo-operetkowej po prawej stronie Wisły, muzeów i galerii wytyczają rytm życia w Lublinie. Organizowane tu Międzynarodowe Konfrontacje Teatralne, Nieustający Festiwal Gitarowy, Międzynarodowe Dni Filmu Dokumentalnego „Rozstaje Europy”, Festiwal Teatrów Europy Środkowej „Sąsiedzi”, Międzynarodowy Konkurs Młodych Skrzypków czy Międzynarodowe Spotkania Folklorystyczne nie tylko ściągają do miasta znanych artystów z całego świata, ale i przemieniają ulice w wielokulturowy tłum mówiący różnymi językami świata. O uznaniu, jakim cieszy się życie kulturalne miasta, świadczy ubieganie się Lublina o tytuł Europejskiej Stolicy Kultury w 2016 r.

Lublin to także jeden z najważniejszych ośrodków akademickich. Działa tu pięć uznanych uczelni publicznych i kilkanaście cenionych niepublicznych szkół wyższych kształcących młodzież nie tylko z Polski. Kresowy Lublin, ze swoją wschodnią otwartością, gościnnością i tolerancją, stał się siedzibą Europejskiego Kolegium Polskich i Ukraińskich Uniwersytetów. Obecność licznej młodzieży akademickiej sprawia, że Lublin uchodzi za miasto ludzi młodych i dynamicznych. Ich potencjał twórczy, kreatywność – z korzyścią dla miasta – wykorzystują ośrodki badawcze i firmy poszukujące innowacyjnych technologii.

Dziś Lublin jest przede wszystkim silny dużą społecznością studentów, przyjaznością ludzi i alternatywną kulturą. Nasze miasto wyzwala w ludziach pozytywne zmiany oraz odkrywcze i twórcze myślenie. Lublin to miasto, w którym historia przeplata się ze współczesnością, a bogate dziedzictwo kulturowe wpływa na codzienne życie. Aby się o tym przekonać, trzeba tego doświadczyć.

• Liczba komputerów: 800
• Liczba lokalizacji: 10
• Wewnętrzny zespół wdrożeniowy: 5 administratorów
• Cel:
  Uporządkowanie licencji, wprowadzenie procedur związanych z zarządzaniem zasobami IT
• Rozwiązanie:
  Pełny, szczegółowy, obiektywny audyt oprogramowania oraz wdrożenie odpowiednich regulacji organizacyjnych w instytucji.
• Realizacja: 2007-2008

Referencje klienta:
Wdrożone wspólnie z AuditPro zasady zarządzania zasobami IT umożliwiają osobom odpowiedzialnym za administrowanie uzyskanie pełnej i aktualnej wiedzy o elementach infrastruktury informatycznej Urzędu Miasta. Audyt zewnętrzny oraz zaimplementowane w jego trakcie narzędzie do samodzielnego zarządzania zasobami IT pozwalają dokładnie poznać potrzeby i poziom wykorzystania posiadanego sprzętu komputerowego i oprogramowania. Wydział Informatyki i Telekomunikacji potrafi efektywnie i ekonomicznie wskazać rzeczywiste zapotrzebowanie co znacząco ułatwia przygotowywanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia dla postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.

Opis problemu:
Dotychczasowy system zarządzania zasobami IT opierał się na tradycyjnych metodach, w dużej części manualnych. Ilość użytkowników, sprzętu i lokalizacji dodatkowo utrudniała zachowanie kontroli nad posiadanym zasobami. Nie do końca możliwe było również kompleksowe przeanalizowanie stanu posiadania i określenie zapotrzebowania.

Powody zlecenia kompleksowego audytu zasobów IT
Zlecenie wykonania audytu zasobów IT podyktowane było kilkoma przyczynami. Przede wszystkim w Urzędzie Miasta Lublin troszczymy się o gospodarne zarządzanie środkami finansowymi pochodzącymi z podatków. Audyt zasobów IT pozwala zyskać faktyczną wiedzę o posiadanym sprzęcie i oprogramowaniu. Za tego typu wiedzą idzie bardziej racjonalne planowanie zakupów i efektywniejsze rozdysponowanie tego co już się posiada. Kolejnym powodem była rozbudowana struktura naszej sieci komputerowej. Bez specjalistycznego narzędzia ułatwiającego pracę kompleksowy audyt byłby w zasadzie nie możliwy. Dochodzą do tego jeszcze nieuregulowane kwestie związane z odpowiedzialnością pracowników za powierzony sprzęt komputerowy i oprogramowanie.

Osobną kwestią była odpowiedzialność karna i finansowa za posiadanie nielegalnego oprogramowania. W dobie szeroko zakrojonych projektów unijnych Urząd Miasta w Lublinie nie mógł sobie pozwolić na utratę lub nakaz zwrotu dofinansowania Unii Europejskiej z powodu posiadania oprogramowania bez licencji.

Wybraliśmy AuditPro ponieważ firma dysponuje największym doświadczeniem w Polsce w zakresie audytów zasobów IT. Po drugie AuditPro to również narzędzie automatyzujące i wielokrotnie przyspieszające przeprowadzenie zaplanowanych działań. Dodatkowo po zaimplementowaniu w sieci pozwala na samodzielne, regularne analizy stanu posiadania. Modułowa budowa, możliwość generowania ponad 135 rodzajów raportów czy fotograficzna kontrola zasobów to kolejne istotne elementy, które zdecydowały o naszym wyborze.

Przebieg audytu
Działania związane ze zleceniem przeprowadzane były przez AuditPro przy wsparciu naszych pracowników. Należy podkreślić, że audyt był w zasadzie niezauważalny w codziennej pracy urzędników. Początkowo zrealizowano audyt wstępny, wdrożono w życie zalecenia wynikające z raportu. Urząd Miasta Lublin uczynił to na tyle skutecznie, że kolejny audyt zasobów IT zakończył się pełnym sukcesem, a Miasto otrzymało potwierdzenie legalności. Specjaliści AuditPro pomogli przygotować i pilotowali wniosek o przyznanie Certyfikatu Legalności Microsoft. Został on uroczyście wręczony 13 maja 2008 roku.

Zdobyte doświadczenia
Audyt zasobów IT przeprowadzony przez AuditPro potwierdził, że przy coraz szybszym rozwoju technologii informatycznych klasyczne sposoby zarządzania elementami infrastruktury informatycznej nie wystarczają. Oprócz rozwiązań technicznych konieczne są również regulacje organizacyjne i prawne. W instytucji powinny zostać wdrożone zasady zarządzania oprogramowaniem, przenoszące odpowiedzialność za wykorzystywany sprzęt komputerowy na użytkownika końcowego. Konieczne wydaje się wprowadzenie ekonomicznie uzasadnionych procedur planowania, zakupu, instalacji sprzętu i oprogramowania oraz odpowiednią organizacją składowania licencji i nośników. Obiektywny audyt zasobów IT jest możliwy tylko w sytuacji skorzystania z firmy zewnętrznej.

Wnioski
Koszta audytu zasobów IT przeprowadzonego przez AuditPro zwrócą się podczas najbliższych zamówień publicznych na sprzęt komputerowy i oprogramowanie. Jednostka samorządu, finansowana z środków publicznych musi dochować najwyższej staranności podczas ich wydatkowania. Codzienne funkcjonowanie Urzędu Miasta Lublin zgodnie z przyjętymi zasadami zarządzania zasobami IT pozwoli dochować tego warunku.

Certyfikat Legalności Microsoft jest doskonałym elementem promującym Miasto jako organizację nowoczesną, korzystającą z najnowocześniejszych rozwiązań informatycznych w zgodzie z wartościami etycznymi.

---